«Possiamo mettere i dati dei clienti in ChatGPT?» È la domanda più frequente che riceviamo dalle PMI, e la risposta onesta è: dipende da come. Digitare il nome di un cliente, il curriculum di un candidato o la mail di un dipendente in uno strumento di IA generativa è un trattamento di dati personali a tutti gli effetti, di cui la tua azienda è titolare. Il GDPR (Regolamento UE 2016/679) non lo vieta, ma lo sottopone alle stesse regole di qualsiasi altro trattamento affidato a un fornitore esterno. La policy interna sull'uso dell'IA dice chi può fare cosa; questo articolo spiega quando quel «cosa» è lecito.

Il primo errore: pensare che il problema sia del fornitore

Il fornitore dello strumento può essere un responsabile del trattamento (art. 28 GDPR) oppure un titolare autonomo, e la differenza è tutta qui. Se tratta i tuoi contenuti solo per erogarti il servizio, su tue istruzioni documentate e con un contratto ex art. 28, è responsabile: tu resti titolare e la catena è regolare. Se invece li usa per scopi propri, come addestrare i suoi modelli, per quella parte è titolare autonomo, e tu gli stai comunicando dati personali senza una base giuridica.

Questo spartiacque coincide quasi sempre con il tipo di piano. Con un account gratuito o personale non esiste alcun contratto tra la tua azienda e il fornitore, e i contenuti possono servire ad addestrare i modelli: nella documentazione di OpenAI l'opzione «Migliora il modello per tutti» è attiva per impostazione predefinita sui piani Free, Plus e Pro, e disattivarla non è retroattivo. I piani aziendali e le API dei principali fornitori dichiarano invece di non usare i contenuti per l'addestramento e offrono un accordo sul trattamento dei dati: Microsoft, per esempio, dichiara che prompt, risposte e dati acceduti tramite Microsoft Graph in Copilot non addestrano i modelli di base e restano, per gli utenti europei, entro l'EU Data Boundary. Sono dichiarazioni dei fornitori: vanno verificate nel contratto, non nella pagina di marketing.

I sette controlli prima di inserire dati personali

  1. Piano aziendale e contratto ex art. 28. L'accordo deve contenere quanto l'art. 28, par. 3, richiede: istruzioni del titolare, riservatezza, misure di sicurezza, regime dei sub-responsabili, assistenza per i diritti degli interessati, cancellazione o restituzione dei dati a fine servizio, diritto di audit. Senza questo contratto, i dati personali non entrano.
  2. Addestramento escluso. Verifica nel contratto (non nelle impostazioni, che un dipendente può cambiare) che i contenuti non vengano usati per addestrare o migliorare i modelli, e chi sono i sub-responsabili: molti assistenti integrati in software gestionali si appoggiano a modelli di terzi.
  3. Base giuridica per quell'uso. Lo strumento è un mezzo; il trattamento che ci fai sopra deve avere la sua base (art. 6): il contratto con il cliente, un legittimo interesse documentato con il test in tre passi (interesse legittimo, necessità, bilanciamento) ricordato dall'EDPB nel parere 28/2024, raramente il consenso. Se riutilizzi dati raccolti per un altro scopo, serve la verifica di compatibilità dell'art. 6, par. 4.
  4. Trasferimenti extra-UE. Scopri dove vengono trattati i dati. Per i fornitori statunitensi aderenti vale la decisione di adeguatezza del Data Privacy Framework (10 luglio 2023), confermata dal Tribunale dell'UE il 3 settembre 2025 (causa T-553/23, Latombe) e ora al vaglio della Corte di giustizia nell'impugnazione C-703/25 P; in alternativa servono le clausole contrattuali standard. Se il fornitore offre la residenza dei dati nell'UE, sceglila e annotalo.
  5. Informativa e registro. L'informativa (artt. 13 e 14) deve citare la nuova categoria di destinatari e, se cambia, la finalità; il registro dei trattamenti (art. 30) deve contenere il nuovo responsabile e lo strumento. Il registro è dovuto anche sotto i 250 dipendenti quando il trattamento non è occasionale, cioè quasi sempre in questi casi.
  6. DPIA nei casi a rischio. L'art. 35 la impone quando il rischio è elevato, e l'elenco del Garante (provvedimento n. 467 dell'11 ottobre 2018) include i trattamenti con tecnologie innovative come i sistemi di IA quando ricorre almeno un altro criterio delle linee guida WP248: valutazione delle persone, dati su larga scala, soggetti vulnerabili, tra cui i dipendenti. Riassumere una mail no; valutare i dipendenti o analizzare dati sanitari sì.
  7. Sicurezza, conservazione, diritti. Art. 32: chi accede alla cronologia, per quanto viene conservata, se si può cancellare una conversazione su richiesta dell'interessato (artt. 15-17). E la regola più efficace di tutte, la minimizzazione: prima di incollare, togli ciò che non serve. Un contratto da rivedere non ha bisogno del nome del cliente.

E il modello? Cosa chiede l'EDPB a chi lo usa

Il parere 28/2024 dell'EDPB (17 dicembre 2024) chiarisce tre cose che riguardano anche chi si limita a usare un modello sviluppato da altri. Primo: un modello addestrato con dati personali non è automaticamente anonimo; l'anonimato va dimostrato caso per caso. Secondo: il legittimo interesse può essere base giuridica sia per lo sviluppo sia per l'uso del modello, ma solo superando il test in tre passi. Terzo, ed è il punto per le PMI: se il modello è stato sviluppato trattando dati in modo illecito, l'autorità valuterà se chi lo usa ha svolto una verifica adeguata, proporzionata al rischio, per accertare che non fosse così. In pratica: chiedi al fornitore la documentazione sulle fonti dei dati di addestramento e sui provvedimenti che lo riguardano, e conserva la verifica nel fascicolo di conformità.

Cosa insegnano i tre casi italiani

OpenAI. Il 20 dicembre 2024 il Garante ha chiuso l'istruttoria su ChatGPT con una sanzione di 15 milioni di euro e una campagna informativa di sei mesi, contestando l'assenza di una base giuridica per l'addestramento, violazioni di trasparenza, la mancata notifica di un data breach del marzo 2023 e l'assenza di verifica dell'età. Nel marzo 2026 il Tribunale di Roma ha annullato la sanzione, ma solo per incompetenza: dal 15 febbraio 2024 OpenAI ha lo stabilimento principale in Irlanda, e per i trattamenti transfrontalieri decide l'autorità capofila irlandese (sportello unico, artt. 56 e 60 GDPR). Nessuna parola sul merito. La lezione è doppia: le questioni sul fornitore si spostano a Dublino, ma i trattamenti di cui tu sei titolare restano sotto il Garante.

DeepSeek. Il 30 gennaio 2025 il Garante ha disposto d'urgenza la limitazione del trattamento dei dati degli utenti italiani, dopo che le società cinesi avevano dichiarato di non operare in Italia e di non essere soggette alla normativa europea. Uno strumento senza stabilimento nell'UE, senza garanzie sui trasferimenti e senza contratto non può comparire tra gli strumenti approvati di una policy aziendale.

Replika. Nel 2025 il Garante ha sanzionato Luka Inc. per 5 milioni di euro: nessuna base giuridica individuata per i trattamenti, informativa inadeguata, nessuna verifica dell'età. In parallelo ha aperto un'istruttoria separata sull'intero ciclo di vita del modello generativo sottostante. Le domande dell'autorità sono le stesse dei sette controlli.

Il collegamento con l'AI Act (e con quello che non è ancora cambiato)

Il GDPR non lavora da solo. Dal 2 febbraio 2025 l'art. 4 dell'AI Act (Regolamento UE 2024/1689) chiede un livello adeguato di alfabetizzazione in chi usa l'IA: chi incolla dati in uno strumento deve conoscere i sette controlli, e la formazione va documentata. Dal 2 agosto 2026 l'art. 50 impone di dichiarare chatbot e contenuti generati verso l'esterno. Sul fronte GDPR, la proposta di Digital Omnibus sui dati presentata dalla Commissione nel novembre 2025, che vorrebbe esplicitare il legittimo interesse per lo sviluppo dell'IA, a metà settembre 2026 è ancora in negoziazione tra Consiglio e Parlamento: oggi valgono le regole descritte qui.

Da dove partire

Il punto di partenza non è il contratto con il fornitore, ma una fotografia onesta di quali strumenti girano già in azienda, con quali account e con quali dati. Nella maggior parte delle PMI il risultato sorprende: account personali, piani gratuiti, assistenti integrati mai censiti. Un gap assessment indipendente incrocia questa fotografia con i sette controlli, individua i trattamenti da regolarizzare subito e produce la documentazione (contratti, registro, DPIA, verifica del modello) che regge a una richiesta del Garante. È il modo più rapido per trasformare «dipende da come» in «ecco come».